Duplicidade: o mesmo abastecimento cobrado no cartão e na frota

Duplicidade cartão e frota é quando o mesmo abastecimento é cobrado duas vezes: uma no cartão comum e outra no cartão frota, ou a mesma venda é passada duas vezes e relançada no caixa. Para encontrar, procure transações do mesmo posto, com valor igual ou muito próximo e horário próximo, em meios de pagamento diferentes, e confira qual delas corresponde ao cupom do caixa.

Como a duplicidade acontece

Na pista, com fila na bomba, as situações que geram duplicidade são comuns:

• o cartão frota dá erro ou demora, o frentista passa o cartão comum do motorista, e a transação de frota acaba sendo concluída depois;
• a maquininha não confirma a venda, o frentista passa de novo, e as duas transações são aprovadas;
• o motorista apresenta dois meios de pagamento para o mesmo abastecimento;
• a venda é lançada duas vezes no caixa, ou relançada em outra forma de pagamento para “fechar” a diferença do turno.

Nenhuma dessas situações aparece no fechamento do turno como problema. Pelo contrário: o caixa pode até parecer que sobrou dinheiro.

Por que isso é um problema para o posto

Dinheiro cobrado duas vezes não é do posto. Quando o cliente percebe, contesta, e o valor volta para ele, às vezes semanas depois, junto com o desgaste com a empresa de frota que é cliente do posto. Quando ninguém percebe, a sobra esconde outras diferenças: uma falta verdadeira em outra operadora fica compensada e passa sem investigação.

Exemplo ilustrativo

Os dados abaixo são fictícios. Repare no padrão: mesmo posto, mesmo valor, poucos minutos de diferença, meios de pagamento diferentes e um único cupom no caixa.

Como encontrar, passo a passo

1. Junte as transações de todas as operadoras do dia de um mesmo posto: adquirentes, frota, vale e aplicativos.
2. Ordene por horário e deixe lado a lado o valor e o meio de pagamento.
3. Procure pares suspeitos: mesmo valor, ou valor muito próximo, num intervalo curto de tempo, em operadoras diferentes ou na mesma operadora.
4. Confira no caixa (ERP) quantos cupons existem para aquele abastecimento: bomba, bico, horário e valor.
5. Verifique se uma das transações foi cancelada depois. Se foi, não há duplicidade.
6. Decida o encaminhamento: estorno ou cancelamento da transação indevida, contato com o cliente e correção no caixa.

Valores redondos (R$ 100, R$ 200) geram muitos falsos pares, porque vários clientes abastecem o mesmo valor. Por isso o cupom do caixa é a prova que decide: ele mostra quantos abastecimentos de fato aconteceram.

O que fazer com a duplicidade encontrada

Encontrado o par, o objetivo é devolver a situação ao que aconteceu de fato: um abastecimento, um pagamento. O caminho depende do momento:

• No mesmo dia: o cancelamento da transação indevida costuma ser o caminho mais simples. Registre o motivo e guarde o comprovante do cancelamento.
• Depois de alguns dias: fale com o cliente antes que ele conteste. Para a empresa de frota, o posto que avisa primeiro ganha confiança; o posto que espera a contestação perde.
• Quando a duplicidade está só no caixa: a operadora cobrou uma vez, mas o ERP registrou duas. Aí o ajuste é interno, e é importante fazê-lo para que o fechamento mostre a diferença real.

Em todos os casos, anote posto, data, operadoras envolvidas, valor e solução. Esse registro mostra se a duplicidade é ocasional ou se tem uma causa que se repete, e ajuda a responder rápido se o cliente procurar o posto meses depois.

Duplicidade não é só entre cartão e frota

O mesmo raciocínio vale para outras combinações: cartão e aplicativo de pagamento, duas transações na mesma adquirente, vale e cartão. Quanto mais meios de pagamento o posto aceita, maior a chance de uma venda ser registrada em dois lugares. Por isso a busca deve olhar todas as operadoras do dia juntas, e não uma de cada vez.

Como evitar que se repita

• Combine com a equipe de pista: transação com erro só é repassada depois de confirmar que a primeira não foi aprovada.
• Não permita relançar venda em outra forma de pagamento para fechar o caixa sem registrar o motivo.
• Acompanhe os casos por posto e por turno. Duplicidade repetida no mesmo lugar pode indicar necessidade de treinamento ou problema de equipamento.

Onde a Backup Conciliação entra

Procurar pares à mão em todas as operadoras e todos os postos é inviável no dia a dia. Na Backup Conciliação, o módulo de possíveis duplicidades cruza as transações de cartão, frota, vale e aplicativos baixadas pelos robôs e aponta os pares suspeitos, por posto, para a equipe da rede decidir. Como a conciliação 3-way também usa o caixa, fica claro qual transação tem cupom e qual não tem. Veja os valores na página de preço.