Conciliação de cartão frota no posto: TicketLog, ValeCard, CTF, ProFrotas e Truckpag

Conciliar cartão frota é conferir, em cada operadora de frota, se todo abastecimento autorizado na bomba virou crédito no banco, com a taxa e o prazo combinados. Como TicketLog, ValeCard, CTF, ProFrotas e Truckpag têm portal, relatório e ciclo de reembolso próprios, a conferência manual costuma ficar para depois, e é aí que a diferença se perde.

Por que a frota pede uma conferência própria

No cartão de crédito ou débito comum, a adquirente paga cada venda em uma data previsível. Na frota é diferente: o posto atende o veículo de uma empresa cliente da operadora, e a operadora reembolsa o posto em ciclos, com a taxa combinada descontada. Somam-se a isso três características que tornam a frota mais arriscada:

• Venda de valor alto: o tanque cheio de um veículo pesado é uma única transação. Se ela for esquecida, pesa.
• Pagamento agrupado: o crédito no extrato reúne muitos abastecimentos, e não dá para ver de olho qual faltou.
• Muitas operadoras: cada uma com portal, login, relatório e calendário próprios. Conferir uma por uma, à mão, toma tempo de quem fecha o caixa.

A rotina de conferência, etapa por etapa

Passo a passo para montar a rotina

1. Liste todas as operadoras de frota que cada posto aceita. A lista pode revelar operadoras que ninguém confere porque têm pouco volume.
2. Confira se o caixa separa cada operadora como forma de pagamento própria. Se tudo entra como “frota”, a conferência fica impossível.
3. Defina a frequência: diária para as operadoras de maior volume, no mínimo semanal para as demais.
4. Baixe os relatórios de transações e de reembolso de cada portal, sempre para o mesmo período.
5. Cruze caixa e operadora e separe o que é erro de lançamento do posto do que é diferença da operadora.
6. Confira o crédito no banco e a taxa de cada ciclo.
7. Registre cada diferença com posto, data, valor e situação do pedido de ajuste.

Diferenças que aparecem na frota

Os tipos de diferença a procurar são o abastecimento lançado numa operadora e pago em outra, a transação autorizada que não entrou no reembolso, a taxa diferente da combinada e o mesmo abastecimento pago duas vezes, no cartão e na frota. Este último caso tem um guia próprio: duplicidade cartão e frota no mesmo abastecimento. Para o passo a passo de uma operadora específica, veja como conferir o reembolso da TicketLog.

Cuidado com a cobertura

Muitas conciliadoras trabalham só com o arquivo padrão que a operadora envia (o arquivo EDI). Se uma operadora de frota não envia esse arquivo, ou envia incompleto, as vendas dela ficam fora da conferência sem que ninguém perceba. Nas redes clientes medidas de abril a setembro de 2026, 10,9% do faturamento conferido vinha de operadoras fora da cobertura da conciliadora tradicional: 36 operadoras no fluxo, contra 23. E, buscando os dados também no portal, apareceram 4% a mais de transações do que no arquivo.

Na prática, peça à sua conciliadora a lista das operadoras de frota que ela confere e compare com a lista do seu caixa.

Quem faz a conferência na rede

Quando a conferência da frota fica com o mesmo time que fecha o caixa e paga as contas, ela tende a ser a primeira tarefa a ser adiada. Três decisões simples ajudam a manter a rotina de pé:

• Um responsável por operadora, não por posto. Quem conhece o portal e o calendário de uma operadora confere todos os postos dela mais rápido.
• Um prazo fixo para tratar cada diferença, por exemplo até o fim da semana seguinte. Diferença sem dono e sem prazo vira saldo antigo.
• Um relatório mensal para a diretoria com o total de diferenças encontradas, cobradas e recebidas por operadora. É o que mostra se a conferência está se pagando.

Se o time não tem horas para baixar relatórios de cinco ou mais portais toda semana, a conferência só vai acontecer com automação. O papel da equipe passa a ser tratar as diferenças, não procurar por elas.

Onde a Backup Conciliação entra

Na Backup Conciliação, robôs entram nos portais de TicketLog, ValeCard, CTF, ProFrotas, Truckpag e das demais operadoras, inclusive nos que pedem código de verificação, e baixam os relatórios em rotina diária ou semanal. Frota, cartão, vale e PIX são conferidos no mesmo fluxo da conciliação 3-way, e as diferenças chegam por posto, com valor. Os robôs só consultam e baixam; não alteram nada no portal. Para saber o custo na sua rede, use a calculadora de preço.