Como conferir o reembolso da TicketLog no posto

Conferir o reembolso da TicketLog é comparar cada abastecimento de frota registrado no caixa com as transações do portal da TicketLog e, depois, com o crédito que caiu no banco, descontada a taxa combinada no contrato. As diferenças podem aparecer como transação que não entrou no reembolso, taxa diferente da acordada ou crédito menor que o previsto.

Como o reembolso funciona, em linhas gerais

No cartão frota, o cliente do posto é uma empresa que paga a TicketLog, e a TicketLog reembolsa o posto pelos abastecimentos dos veículos dessa empresa. O reembolso sai em ciclos, conforme o contrato do posto, com a taxa combinada já descontada. Entre o abastecimento e o dinheiro no banco existem, portanto, três números que precisam bater: o que o posto vendeu, o que a TicketLog registrou e o que ela efetivamente pagou.

Como o reembolso vem agrupado, um crédito único no extrato pode representar centenas de abastecimentos. Olhando só o total, é quase impossível perceber que um deles ficou de fora.

O que comparar e onde encontrar

Passo a passo da conferência

1. Separe as vendas TicketLog do caixa por posto e por dia, com data, hora, valor e, se o ERP registrar, placa ou cartão.
2. Baixe do portal da TicketLog o relatório de transações do mesmo período e do mesmo estabelecimento.
3. Cruze as duas listas. Toda venda do caixa precisa ter uma transação correspondente, e toda transação precisa ter uma venda no caixa.
4. Baixe o relatório de reembolso e confira se todas as transações autorizadas entraram em algum ciclo.
5. Recalcule a taxa: valor bruto do ciclo menos o valor líquido, dividido pelo bruto. Compare com o percentual do contrato.
6. Confira o crédito no extrato: valor líquido e data de cada ciclo.
7. Liste as diferenças por posto, com data, valor e o tipo (falta no portal, fora do reembolso, taxa ou crédito).

As diferenças mais comuns

• Venda no caixa sem transação no portal: pode ser lançamento na forma de pagamento errada. O abastecimento foi pago em outro cartão, e a diferença aparece em outra operadora.
• Transação autorizada fora do reembolso: é o caso que precisa ser cobrado. A transação existe, mas não entrou em nenhum ciclo pago.
• Taxa acima do combinado: pequena por ciclo, relevante no ano, principalmente depois de uma renegociação de contrato.
• Mesmo abastecimento em dois meios de pagamento: o cliente passa o cartão comum e a frota para a mesma venda. Veja o guia de duplicidade cartão e frota.

Quando encontrar uma diferença

Para pedir o ajuste à TicketLog, reúna o registro do abastecimento no caixa, os dados da transação no portal (data, hora, valor e identificação do cartão ou veículo), o relatório do ciclo de reembolso em que ela deveria estar e o extrato do crédito. Abra o pedido pelo canal de atendimento ao estabelecimento e guarde o protocolo. O prazo para contestar depende do contrato, por isso a conferência precisa ser frequente: diferença de seis meses atrás é muito mais difícil de provar.

Antes de cobrar, descarte as causas internas. Se o abastecimento foi lançado como TicketLog mas pago em outro cartão, não há o que pedir à TicketLog; o ajuste é no caixa. Separar o que é erro do posto do que é diferença da operadora evita pedidos recusados e economiza tempo da equipe.

Por fim, acompanhe o pedido até o fim: o ajuste só está resolvido quando o valor aparece no extrato. Mantenha uma lista simples com protocolo, data de abertura, valor pedido e valor recebido, por posto. No fim do mês, essa lista mostra quanto a conferência trouxe de volta para a rede.

Onde a Backup Conciliação entra

Na Backup Conciliação, robôs baixam todo dia os relatórios do portal da TicketLog e de outras operadoras de frota, como ValeCard, CTF, ProFrotas e Truckpag. Cada abastecimento é conferido entre o caixa, a operadora e a conciliadora, na conciliação 3-way, e a conciliação bancária confere se o reembolso caiu no banco com a taxa certa. A diferença chega no fechamento diário ou semanal, por posto e com valor.

Os robôs só consultam e baixam, sem alterar nada no portal, e os dados são tratados conforme a LGPD. Para saber quanto custa na sua rede, use a calculadora de preço.